Assinar um documento com certificado digital é rápido e fácil. Pessoas físicas e jurídicas podem poupar tempo ao usá-lo. Além disso, o recurso facilita o fechamento de negócios em qualquer parte do mundo. Afinal, você pode assinar um contrato de qualquer lugar que esteja desde que tenha um certificado digital. Assim, não precisa se deslocar nem contar com procuradores. Também pode resolver pendências que demandem assinaturas com poucos cliques. 

 É o que vamos mostrar neste artigo com tutoriais bem simples. 

Como assinar PDFs com certificado digital pelo Adobe Reader

Documentos importantes, na maioria das vezes, são no formato PDF para evitar que o destinatário faça alterações no texto. Para assinar contratos e outros documentos, você vai precisar do Adobe Reader DC.

Antes de efetivamente começar a assinar documentos em PDF com seu certificado digital, você precisa configurar o Adobe Reader DC.

Tutorial: configuração do Adobe Reader DC para assinatura com certificado digital

1. Clique em “Editar”.

2. Clique em “Preferências”.

3. Escolha a opção “Assinaturas”, depois clique em “Mais”, na opção de “Certificados confiáveis e de identidade”.

4. Selecione “Módulos e Tokens PKCS#11”.

5. Clique em “Adicionar módulos”.

6. Agora, podem acontecer duas situações:

a) Aparecer a janela “Modo protegido do Adobe Reader”. Neste caso, escolha “Sempre abrir com o modo protegido desabilitado” e clique em “Ok”. Depois, feche o Adobe.

b) O botão adicionar módulo pode estar desativado. Neste caso, siga o seguinte caminho: “Editar” > “Preferências” > “Segurança (avançada)” e desmarque opção “Permitir Modo protegido na inicialização”. Encerre o programa.

7.  Neste momento, você precisa copiar o caminho do modelo do seu Certificado aqui. Em seguida copie e cole no campo “Nome”. Clique em “Abrir”

Pronto, agora seu Adobe Reader DC está configurado para você assinar documentos em PDF.

O passo a passo para assinar PDFs com certificado digital é o seguinte:

1. Abra o documento que será assinado com o Adobe DC e clique em “Ferramentas”.

2. Clique em “Abrir”, abaixo de certificado, no ícone de caneta.

3. Selecione “Assinar digitalmente”.

4. Escolha o certificado digital que será usado. Se aparecerem dois iguais, ambos funcionam, mas prefira o primeiro da lista.

5. Clique em continuar, insira a senha do certificado e em seguida selecione “Assinar”.

6. Você vai perceber que há uma espécie de cruz, demarque o local da assinatura e solte.

7. Para concluir, salve o documento assinado com o nome que preferir. Atenção, o documento original permanece sem modificações.

Como assinar documentos no word com certificado digital

Não é tão comum que documentos importantes sejam enviados em Word. No entanto, acontece e também é possível assiná-los facilmente desta maneira. Para assinar documentos em Excel e Power point, você também pode seguir o passo a passo abaixo.

1. Abra o arquivo, a função assinatura fica na parte inferior. 
2. Clique em Informações.
3. Clique em Proteger Documento.
4. Clique em Adicionar uma Assinatura Digital. Escolha o tipo de compromisso de acordo com o contexto: “Criou e aprovou este documento”, “Aprovou este documento” ou “Criou este documento”. O campo objetivo é opcional.
5. Clique em Assinar e digite o PIN.

Depois que o arquivo é assinado digitalmente, o botão Assinaturas é exibido e o arquivo se torna somente leitura para impedir modificações. Não é possível visualizar a assinatura, mas vai aparecer um ícone que mostra que o documento foi assinado eletronicamente. Ao clicar nele, você consegue ver as informações, em um painel à direita, quem é o signatário e detalhes sobre ele. Após esta validação com o certificado, o documento aparece como final.

É possível remover a assinatura, mas se ele for apresentado em um processo, por exemplo, não terá validade. É o documento assinado com o certificado que tem validade. Você pode usar esse recurso se releu o documento e discordou de algo. Assim, pode pedir que seja modificado antes de assiná-lo com o certificado.  

A assinatura escrita tem uma finalidade mais estética, já que é a que está no certificado digital que vai dar validade jurídica ao documento. No entanto, muitas pessoas gostam de adicioná-la para que fique mais próxima de um documento assinado manualmente. 

Docnuvem: uma solução para armazenar documentos importantes

Mais do que assinar os contratos com segurança jurídica, é fundamental arquivar os documentos com segurança. Atualmente, imprimir não é a melhor solução. Há questões ligadas à sustentabilidade, mas existe um ponto específico ligado ao certificado digital. Como ressaltamos neste artigo, a rubrica ou assinatura manuscrita digitalizada têm mais efeito estético do que jurídico, o que vale é o reconhecimento de que consta uma assinatura digital. Só é possível identificá-la no documento eletrônico. 

Por isso, é essencial que o PDF ou word seja armazenado com segurança. Uma solução para isso é o Docnuvem, no qual também é possível assinar documentos. O plano mais básico tem espaço para cerca de 2 mil contratos. Além de armazenar com toda segurança, o Docnuvem tem outras funções:

– Envio de arquivos e diretórios para a plataforma;

– Vinculação de tipos de documentos aos arquivos enviados;

– Gerenciamento de metadados para cada tipo de documento;

– Aplicação de checklist em arquivos e diretórios;

– Notificação de pendências no checklist;

– Gestão de permissão de acesso de usuários;

– Auditoria completa de todos os acessos realizados;