Nem toda empresa precisa de um software de gestão. Apenas aquelas que querem alcançar grandes resultados. De acordo com Marden Almeida, diretor da Acert Sistemas, empresa desenvolvedora do software de gestão para Autoridades de Registro (ARs), GFsis, o negócio pode ter um porte menor, mas, se tem visão de crescimento, essa tecnologia na administração é uma aliada. Para as ARs, o sistema de gestão é fundamental. Isso porque o setor é muito competitivo e tem diversas especificidades. 

Neste artigo, você vai entender porque você se beneficiará ainda mais se contratar um software de gestão específico para ARs. 

Quando contratar um software de gestão 

Para o especialista em sistemas, Marden, quando o fluxo de vendas é grande, o software de gestão é necessário. Se o fluxo de vendas é pequeno e a empresa tem apenas um ou dois colaboradores, o administrador consegue gerenciar por meio de planilhas. Mas, o crescimento da equipe aumenta a complexidade da organização. O volume de informações cresce, o número de departamentos e processos também. 

O gestor precisa ter um olhar para o todo. As decisões devem ser embasadas em dados e é justamente isso que o software de gestão proporciona. Além disso, o sistema deixa tudo mais organizado. 

“ARs que querem crescer de forma organizada e sustentável, precisam de um software de gestão”, sintetiza Marden. 

Diferenças de um sistema de gestão próprio para AR 

Há muitos softwares de administração no mercado. Eles são bons no que se propõem, mas não abrangem a realidade completa das ARs. Segundo Marden, o software geral contempla a parte financeira, conciliação bancária, estoque, fluxo de caixa, entre outros processos comuns a qualquer empresa. 

Porém, uma autoridade de registro precisa se comunicar com a Autoridade Certificadora, controlar diversos formatos de acertos de comissões e saber quais são os períodos de renovação dos certificados. Apenas um software específico tem essas funções para a equipe da AR e para o administrador. 

Integração

Um software para AR vai integrar tudo que você precisa em um mesmo ambiente, o que se traduz em praticidade e até economia. Isso porque não será preciso investir em nenhuma ferramenta complementar ao sistema de gestão genérico. 

Os administradores vão se livrar das planilhas e terão acesso a tudo que é necessário. 

Dados para decisões assertivas

Por meio dos diversos relatórios do sistema, é possível obter os principais indicadores do seu negócio. As várias opções de filtros entregam informações em diferentes perspectivas, além de ser possível exportar os resultados em excel ou PDF.

Além disso, a informação estará disponível para você em qualquer lugar com internet. Em épocas nas quais são necessárias viagens a trabalho, você continua por dentro do que está acontecendo em tempo real. 

Otimização de tempo e energia 

Um dos grandes benefícios do software de gestão é a otimização de tempo. Os bons sistemas de gestão são intuitivos e facilitam o dia a dia de todos. O GFsis, por exemplo, faz a emissão de notas fiscais de produtos e serviços, de forma automática, a partir das confirmações de vendas. Isso, sem necessidade de intervenção manual.

Assim, o colaborador chega ao final do expediente com mais energia e teve tempo para produzir muito mais, já que os processos digitais são mais rápidos e fáceis. 

Economia e lucratividade

Investir em um software de gestão próprio para AR proporciona economia. A hora homem torna-se mais valorizada e você sabe: as pessoas conseguem ser mais produtivas com boas ferramentas. 

Ter notificações sobre a proximidade da data para renovação do certificado digital do cliente é um dos pontos que ajudam a aumentar as vendas na AR. Dessa forma, você consegue se programar e entrar em contato com o cliente com antecedência, evitando assim, que ele renove em outra empresa.

Como diria Philip Kotler, um dos maiores nomes do marketing, vender para um cliente antigo é cinco vezes mais em conta do que conquistar um novo.  

Melhor experiência para clientes 

A velocidade maior com que seu atendimento acontece, devido às integrações com os órgãos competentes no sistema, agradam aos clientes. Os softwares ainda reduzem os erros, fundamental para uma maior taxa de satisfação.  

Consequentemente, você terá mais indicações, vai melhorar a sua reputação, o que reflete nos lucros financeiros e valor da marca.  

A economia com papel também é outro ponto que te ajuda a gastar menos com impressora, tinta e o próprio papel. Sem falar que os processos ficam mais sustentáveis. 

Mais facilidade para parceiros e funcionários

Cada parceiro tem seu acesso ao sistema de gestão e pode realizar as solicitações de certificados de forma simples e objetiva, reduzindo erros. Além disso, o software permite o acompanhamento das emissões em tempo real.

Você também terá um time mais produtivo e satisfeito, pois um sistema próprio para AR vai facilitar bastante as tarefas da equipe. 

Se você quer se destacar no segmento de certificação digital, opte por um software próprio para ARs, como o GFsis. 

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