Muito se ouve falar em certificação digital, mas esse assunto ainda gera muitas dúvidas. As questões a serem esclarecidas começam pela definição de certificado digital. Uma boa parcela das pessoas e empresas que procuram pelo certificado pensam que é algo burocrático e para cumprir obrigatoriedades, apenas. Porém, entender do que se trata, realmente abre diversas possibilidades. 

Depois de esclarecida essa questão inicial, as pessoas têm outras dúvidas bastante comuns. Este artigo foi escrito para te ajudar a entender os pontos básicos. Fique com a gente até o final e saia com bastante informação útil!

1. O que é certificado digital? 

Certificado digital é a identidade eletrônica de pessoas e empresas. Equivale ao CPF e ao CNPJ. Alguns o definem como um documento que viabiliza a assinatura de contratos a distância, com o mesmo valor de uma assinatura a próprio punho reconhecida em cartório. O certificado tem esse benefício, mas ele vai muito além de validar contratos on-line.

De forma obrigatória ou opcional, o certificado digital é instrumento de acesso a diversos serviços. Mesmo quando não é necessário devido a alguma norma, facilita a realização de vários trâmites, dá celeridade e aumenta a segurança das transações, graças a uma criptografia avançada. Outros benefícios são a economia de tempo e com taxas cartoriais, além de sustentabilidade. 

2. Fazer um certificado digital é burocrático? 

Existem normas de segurança para serem cumpridas. Essas regras buscam garantir a segurança do próprio cidadão.

Há certificados que podem ser emitidos e renovados por videoconferência, sem que a pessoa precise sair de casa ou do escritório. É possível emitir tanto o e-CPF quanto e-CNPJ de forma remota. Além de não precisar ir a um local físico, os Agentes de Registro (AGRs) são verdadeiros guias para o cliente. Prezamos muito pelo atendimento de excelência. 

3. Todas as empresas são obrigadas a ter certificado digital? 

Nem todas, mas a maioria. São elas: 

– Empresas que geram NFe (há uma exceção)

A geração de nota fiscal eletrônica (NFe) só pode ser realizada com certificado digital. A exceção são alguns Microempreendedores Individuais (MEIs). A legislação sobre NFes é municipal para prestadores de serviços, e estadual para comércio e serviços de transportes. Cada entidade envolvida define as normas para que os Microempreendedores Individuais tenham facilidade na emissão de notas fiscais. Assim, em algumas localidades o certificado digital é obrigatório para MEIs, e em outras, não. 

– Empresas com empregados (com exceções)

Apenas MEIs e pessoas físicas conseguem acessar o eSocial sem o certificado digital. Porém, sem o certificado, o envio de informações é feito de forma manual, o que demanda mais tempo. Dessa forma, todas as empresas com trabalhadores no regime CLT precisam do certificado para realizar envio de informações ao eSocial. Dependendo do porte da empresa, o volume de informações é maior, e o certificado digital ajuda a diminuir consideravelmente o tempo gasto com essa tarefa. O uso do certificado também agrega uma camada a mais de segurança para cumprimento das obrigatoriedades dos empregadores. 

– Companhias modernas, que desejam mais produtividade e segurança

E mesmo de forma opcional, o certificado digital será um facilitador no dia a dia das empresas, além de trazer benefícios, como desburocratização dos processos, sustentabilidade e até economia, já que um documento validado com certificado digital dispensa os trâmites em cartório. Consequentemente, não é necessário arcar com as taxas de autenticação desses serviços. 

4. Quando pessoas físicas precisam ter certificado?

Em algumas situações pontuais o certificado digital é obrigatório para pessoas físicas. É preciso consultar a legislação. Em Minas Gerais, por exemplo, o documento é pré-requisito para abertura de empresas na Junta Comercial do estado. 

Porém, o certificado é um facilitador e blinda quem o utiliza de fraudes. Por isso, mesmo de forma opcional, considere emitir um. 

Ele deve ser entendido como um investimento. Economiza-se tempo e valores com taxas, além de deslocamento para vários trâmites. É mais seguro, econômico e ágil. Dessa forma, o certificado torna-se necessário para a pessoa física também.

5. É possível usar o certificado pelo celular?

Sim, desde que seja o certificado em nuvem, pois ele é armazenado na cloud e viabiliza o acesso mobile. O certificado em nuvem é o Bird ID.

Os certificados A1 são armazenados no computador e o A3 em um smartcard ou token, o que inviabiliza usá-lo pelo celular. 

6. O que pode invalidar um certificado digital?

Para todos os tipos de certificados digitais, deixar de renovar em tempo hábil torna o documento inválido. Por isso, é preciso muita atenção para a data de validade do certificado.

Invalidação certificado A1

Algumas ações invalidam a utilização do certificado digital A1. São elas: 

– Formatação do disco rígido. 

– Apagamento da chave primária. 

Invalidação certificado A3

– Perda do smartcard ou token. 

– Apagamento da chave primária. 

– Digitação do PIN incorreto em três tentativas e do PUK, em seguida. 

7. Por quanto tempo um certificado digital é válido? 

Depende do tipo de certificado. A validade varia de um ano, para certificados A1, até cinco, para o Bird-ID, certificado em nuvem. O A3 tem validade de um a três anos. 

Para aqueles que utilizam com frequência a identidade eletrônica, o indicado é optar por certificados com tempo maior de validade. 

8. Como saber se o certificado é verdadeiro?

Basta acessar o verificador de conformidade, desenvolvido pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).  Dessa forma, você garante que os documentos assinados ou procedimentos realizados com o certificado digital são válidos. 

Outras dúvidas 

Tem mais alguma dúvida sobre certificado digital? Nossos profissionais são especialistas, te ajudam a obter o certificado e dão orientações importantes para o uso dele.