Todos nós sabemos o quanto a modalidade de trabalho remoto cresceu nos últimos anos. Antes motivado pela transformação digital, o home office teve uma adoção ainda maior em 2020, com a pandemia do novo coronavírus. 

Empresas de diferentes tamanhos e segmentos precisaram se adaptar ao trabalho remoto para proteger não apenas a saúde física dos seus colaboradores, mas a saúde financeira dos negócios. No entanto, essa mudança aconteceu de forma repentina para muitas organizações, que não tiveram a oportunidade de pensar em maneiras para continuar mantendo a segurança de dados nesse novo ambiente de trabalho. 

Neste sentido, adotar novas práticas para manter a confiabilidade dos dados e ter uma boa política para que os funcionários compreendam a importância de cuidar das informações confidenciais são fatores essenciais para a empresa. Cuidados como estes evitam complicações com os clientes e sanções judiciais. 

Assim, é preciso adotar medidas que garantam a segurança das informações e a confidencialidade dos projetos enquanto o trabalho remoto estiver em prática.

Neste artigo, mostraremos os principais cuidados que devem ser adotados no home office para que o trabalho seja feito da forma mais segura possível. 

A importância da segurança de dados

Para entender melhor a importância de adotar medidas para garantir a segurança dos dados da empresa que você trabalha ou coordena, pense na seguinte situação.

Imagine que seu e-mail corporativo ficou logado no automático do seu computador e, um dia, ele é invadido. A partir deste momento, o hacker passa a ter acesso a todos os seus e-mails, documentos confidenciais de trabalho, informações pessoais de cada cliente e até senhas importantes para a gestão do negócio. Agora, ele tem em mãos dados sigilosos para usá-los em benefício próprio e prejudicar a empresa. 

Se medidas para a segurança de dados fossem implementadas, isso provavelmente não aconteceria, pois elas têm a função de evitar que as informações corporativas sejam violadas e compartilhadas para fins maliciosos.

Por isso, a segurança de dados é fundamental para prevenir ataques criminosos, complicações com os clientes e, principalmente, com a justiça.

Lei Geral de Proteção de Dados e o trabalho remoto

Sancionada em agosto de 2018 e em vigor desde setembro de 2020, a Lei Geral de Segurança de Dados (LGPD) ou Lei 13.709/18, foi criada para regulamentar todas as atividades relacionadas à coleta, armazenamento e tratamento de dados feitas por uma empresa.

A lei protege uma série de dados pessoais, tais como o nome, CPF, RG, CNH e e-mail. Além desses, ela preserva dados sensíveis que descrevem os detalhes físicos ou privados das pessoas, e os anonimizados, que eram relativos a uma pessoa, mas que foram desvinculados a ela.

Assim, todas as instituições devem ter atenção especial à coleta e armazenamento de informações confidenciais de seus clientes, mesmo no home office. Do contrário, a perda delas pode levar a sanções judiciais, como uma multa que pode chegar a R$50 milhões ou 2% do seu faturamento total.

Dito isso, é importante destacar que a necessidade de proteger dados pessoais de clientes é válida para qualquer ambiente em que os funcionários possam ter acesso a essas informações. Na modalidade de trabalho remoto, portanto, os cuidados com a segurança de dados devem permanecer. 

A segurança de dados deve ir além da empresa 

Embora muitas instituições adotem medidas de segurança para evitar invasões e ciberataques em seus sistemas, é necessário reforçar esses cuidados também no home office por dois motivos principais. 

O primeiro é pelo fato de que, agora, os funcionários estão em um ambiente totalmente diferente. Desta forma, é preciso adaptá-las para seus novos locais de trabalho. 

O segundo é porque esses colaboradores utilizam diferentes dispositivos em casa, como smartphones, televisão e videogames. Provavelmente, esses aparelhos são conectados a uma mesma rede Wi-Fi e, caso a senha usada seja de fácil acesso, isso pode ser uma vulnerabilidade e abrir brechas para possíveis invasões. 

Proteção à documentação física no trabalho remoto

Ao contrário do que muitos pensam, os cuidados com vazamento de informações sigilosas não devem ser aplicados apenas à documentação digital. Os documentos físicos também precisam de uma atenção especial, principalmente em um ambiente que não seja o empresarial. 

No home office, os funcionários devem cuidar para que os documentos físicos com informações dos clientes estejam em segurança. Por isso, o ideal é que eles sejam guardados em locais mais discretos, como em pastas organizadoras e gaveteiros.  

Caso aconteça algum extravio ou perda de arquivos, a empresa pode receber punições. A perda de registros em papel também é assegurada pela LGPD. 

Práticas para manter a segurança de dados no trabalho remoto

Para evitar ataques virtuais que atentem contra as informações confidenciais dos clientes, é preciso adotar algumas práticas de segurança também na modalidade de trabalho remoto. Ter a colaboração de todos os funcionários nesse momento é muito importante, por isso, o primeiro passo é educá-los e orientá-los sobre a nova realidade.

Separamos algumas dicas para te ajudar a manter a confiabilidade e a segurança dos dados no home office.  

Ative a autenticação de dois fatores

Você provavelmente já deve ter visto essa função em aplicativos para celular, como o WhatsApp. No entanto, ela também pode ser usada para proteger dados da empresa. 

A autenticação em dois fatores é uma ferramenta que oferece segurança na hora de entrar em algum e-mail da empresa, sistema de gestão, etc, pois garante que apenas o dono da conta tenha acesso a ela. 

Ao ativar essa opção, o usuário poderá adicionar uma nova etapa de confirmação à tentativa de login. O SMS é o método mais comum. Desta forma, se algum criminoso tentar acessar qualquer informação de trabalho, o usuário será avisado automaticamente por meio de um código que chegará por mensagem no celular. Apenas com esse código é que será possível fazer o login na conta. 

Crie uma política de senhas para os colaboradores

Mesmo sabendo dos perigos de criar senhas óbvias, existem ainda muitas pessoas que usam sequências fáceis por medo de esquecer. No meio empresarial não é diferente. 

Ao colocar senhas óbvias como “123456”, as chances de invasão no sistema são ainda maiores. Por esse motivo, é importante instruir os colaboradores do perigo de usar combinações fracas. Uma maneira eficiente de fazer isso é criar uma política de senhas fortes para ajudar no controle de segurança de dados no trabalho remoto. 

Lembre-se de que sequências com números, letras e símbolos são as mais recomendadas. 

Forneça equipamentos com dispositivo de segurança

Outro ponto fundamental que deve ser considerado é a segurança dos dispositivos usados pelos funcionários em home office. É necessário que a empresa forneça aparelhos como notebooks e celulares com dispositivos de segurança já implantados. Além disso, os equipamentos devem ser mantidos sempre atualizados para impedir que softwares maliciosos atentem contra informações sigilosas. 

Aditivo em contrato

O aditivo contratual também é uma opção para ajudar a manter a segurança de dados. Desta forma, o empresário pode adicionar ao contrato do funcionário um termo que priorize a adoção de medidas de segurança para as informações, bem como a não discriminação no tratamento de dados. 

O colaborador terá, portanto, que cumpri-lo, o que contribui para a prevenção de ataques.  

Invista em criptografia

Pode-se dizer que a criptografia é a maior aliada quando se trata de segurança de dados no trabalho remoto. Uma opção é criptografar o disco da máquina usada pelos funcionários durante o home office. Em caso de roubo do notebook ou desktop, as informações contidas neles não poderão ser acessadas pelo criminoso, uma vez que estarão totalmente ilegíveis e ele não terá a chave para decifrá-las. 

Há também a alternativa de adotar o uso de certificados digitais para realizar as transações entre clientes e funcionários na modalidade remota. Esta, inclusive, é uma das principais vantagens da certificação digital: enviar documentos para assinatura e fazer operações eletrônicas de qualquer lugar, inclusive de casa, e de forma totalmente confidencial. 

Isso porque a tecnologia presente no certificado permite que os dados contidos nele permaneçam seguros, sem a possibilidade de acesso de terceiros. 

Em tempos de isolamento social, os certificados digitais são ainda mais necessários, uma vez que é possível resolver as questões burocráticas sem precisar ir ao cartório ou ao correio. O usuário consegue resolver tudo de casa. 

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